Travailler à plusieurs sur Office Online via OneDrive

Travailler collaboratif sur Office Online et OneDriveDans ce tutoriel, on va parler du Partage et du Travail collaboratif sur Office Online à travers OneDrive, le service cloud de Microsoft.

Cette possibilité de partage de fichiers avec les autres, vous permettra de collaborer en temps réel sur un même projet :
Vous pouvez donc travailler simultanément, depuis des zones géographiques distinctes, sur un document Word, une présentation PowerPoint, un classeur Excel ou un bloc-note OneNote; pourvu que vous ayez bien sûr une connexion Internet.

N.B : Avant d’aborder notre sujet, si vous ne savez pas ce que c’est Office Online, il serait bien de consulter le tutoriel Office Online, la version web et gratuite de MS Office.

Retour maintenant à notre sujet : D’abord, on doit enregistrer le fichier donné vers le serveur de OneDrive ou le créer directement dans Office Online. Puis, le partager avec les personnes concernées.

  • Notez que la personne qui crée ou fait un uploading des fichiers sur OneDrive doit avoir un compte Microsoft (Hotmail, Messenger, Live, Outlook…), alors que les collaborateurs n’ont pas besoin d’en avoir pour travailler sur le ou les fichier(s) partagé(s).
  • Le partage d’un fichier sur le cloud peut s’effectuer directement à partir de l’interface de OneDrive, ou bien à partir d’Office 2010 ou 2013.

I/ Partager un fichier sur OneDrive

A/ Partager un fichier à partir de OneDrive

Ceci s’effectuera en 2 étapes : D’abord, l’enregistrement du fichier dans OneDrive en le créant ou en l’uploadant, puis son partage avec les personnes concernées.

1- ِCréer ou Uploader un fichier vers OneDrive

On a donc compris que pour travailler à plusieurs sur Office Online, on doit avoir notre fichier dans le service cloud OneDrive.

Vous pouvez soit créer le nouveau fichier directement dans Office Online si vous le préférez ou que vous n’avez pas de version Office installée localement, soit uploader un fichier déjà préparé par votre Office local.

a- Créer un fichier dans Office Online

Accédez à Office Online  (à travers votre compte Microsoft, ou directement sur onedrive.com) [Voir remarque ci-dessous] → Cliquer sur la liste déroulante « Créer », puis choisissez  le type de fichier que vous voulez. Voir l’illustration ci-dessous.

Créer un fichier sur Office Online

Si vous ne savez pas comment faire ou que vous n’avez jamais utilisé Office Online, voir plus en détails comment accéder à Office Online pour créer un nouveau fichier.

b- Uploader un fichier vers OneDrive

Se connecter au compte Microsoft → Cliquer sur la liste déroulante au niveau de « Outlook.com » → OneDrive.

Ou bien, accédez directement à OneDrive à partir de l’adresse onedrive.com en utilisant votre identifiant et mot de passe Microsoft.

Au niveau de l’interface de OneDrive,  cliquez sur «Charger» → Dans la boîte de dialogue «Ouvrir», localisez le nom dudit fichier, puis double-cliquez dessus pour l’uploader.

Charger un fichier vers onedrive

2- Partager un fichier dans OneDrive

  • Etape 1 :

Accédez à OneDrive (à travers votre compte Microsoft, ou directement sur onedrive.com) → Cliquez avec le bouton droit sur le fichier voulu, puis sur «Partager»; ou bien, cochez la case sur sa vignette puis sur «Partager» tout haut dans les menus; ou encore, ouvrez le fichier et cliquez sur «Partager» en haut.

Partager un fichier sur OneDrive - Etape 1

Partager un fichier sur OneDrive – Méthode 1 et 2

Ou encore :

Partager un fichier sur OneDrive - Autre méthode

Partager un fichier sur OneDrive – Méthode 3

  • Etape 2 :

Entrez les emails des collaborateurs dans la zone dédiée (comme illustré ci-dessous) → La zone «Ajouter une note rapide» vous permet d’écrire une description, explication ou quelconque message de votre part qui sera inclu dans l’email envoyé → Partager.

Envoyer le lien du fichier partagé aux collaborateurs

Envoyer le lien du fichier partagé aux collaborateurs

Un email est instantanément envoyé aux destinataires avec un lien pour accéder au fichier partagé. Ils pourront ainsi travailler dessus simultanément.

  • Notez que vous pouvez aussi ajouter votre propre email à ceux des destinataires si vous ne voulez pas être contraint d’accéder à OneDrive chaque fois que vous voulez travailler sur le fichier partagé.
  • Remarquez aussi les 2 options qui vous permettent de définir si les destinataires peuvent modifier ou juste consulter le fichier, et s’ils doivent avoir un compte Microsoft pour ouvrir le fichier.
    Par défaut, les 2 options sont définies sur «Les destinataires peuvent modifier le contenu» et «Les destinataires n’ont pas besoin d’avoir un compte Microsoft»; ce qui est une bonne chose en soi.
    Ce paramétrage par défaut offre plus de souplesse à vous et à vos collaborateurs, mais vous pouvez toujours choisir l’option qui vous convient le mieux.

Le partage est maintenant fait; Passez à Comment accéder dorénavant au fichier partagé.

B/ Partager un fichier à partir d’Office 2010

1- Enregistrer un fichier dans OneDrive à partir d’Office 2010

a- A partir de Word, Excel et PowerPoint 2010

Cliquez sur Fichier → Enregistrer et envoyer → Enregistrer dans le site Web → Connexion.

Vous êtes invités à entrer votre identifiant et mot de passe Microsoft pour vous connecter.

Ceci fait, vous vous retrouvez avec le volet «Enregistrer dans OneDrive» avec tout en bas le bouton «Enregistrer sous» comme illustré ci-dessous. Cliquez dessus → Dans la boîte de dialogue «Enregistrer sous» qui s’ouvre, cliquez sur «Enregistrer» pour uploader votre fichier vers le serveur de OneDrive.

Enregistrer un fichier Office 2010 dans le cloud OneDrive - Etape 2

Enregistrer un fichier Office 2010 dans le cloud OneDrive – Etape 2

b- A partir de OneNote 2010
  • Etape 1 :

Cliquez sur Fichier → Partager → Web → Connexion (Connectez-vous avec votre identifiant et mot de passe du compte Microsoft).

Enregistrer un fichier OneNote 2010 sur OneDrive - Etape 1

Enregistrer un fichier OneNote 2010 sur OneDrive – Etape 1

  • Etape 2 :

Vous êtes maintenant connectés. Dans «Emplacement sur le Web», choisissez le dossier de OneDrive dans lequel vous voulez enregistrer votre fichier, puis cliquez sur le bouton «Partager le bloc-notes».

Enregistrer un fichier OneNote 2010 sur OneDrive - Etape 2

Enregistrer un fichier OneNote 2010 sur OneDrive – Etape 2

2- Partager un fichier à partir d’Office 2010

Votre fichier est maintenant enregistré dans le cloud à partir d’Office 2010. Reste à le partager avec vos collaborateurs à travers l’interface de OneDrive : Pour ce faire, continuez vers la procédure pour partager un fichier avec ses collaborateurs à partir de l’interface de OneDrive.

Dans OneNote : Vous pouvez cliquer sur Fichier → Partager → Envoyer un courrier électronique aux autres utilisateurs au sujet du bloc-notes. (Voir illustration ci-dessous).

Partager un fichier OneNote 2010 avec collaborateurs - Etape 1

Partager un fichier OneNote 2010 avec collaborateurs – Etape 1

Si vous avez une application de messagerie installée sur Windows, elle se lancera pour vous proposer de saisir les emails des personnes concernées pour leur envoyer un message avec le lien du fichier partagé.

Sinon, optez pour la procédure à partir de OneDrive.

C/ Partager un fichier à partir d’Office 2013

1- Enregistrer un fichier dans OneDrive à partir d’Office 2013

a- A partir de Word, Excel et PowerPoint 2013

Cliquez sur Fichier → Enregistrer sous → OneDrive → Se connecter → Saisissez votre email Microsoft et votre mot de passe → Se connecter → Office 2013 se connecte à OneDrive, et vous retrouvez votre volet «Enregistrer sous» comme illustré ci-dessous.

Enregistrer un fichier Office 2013 dans OneDrive

Enregistrer un fichier Office 2013 dans le cloud OneDrive

Recliquez sur OneDrive → Choisissez un dossier de OneDrive dans lequel vous voulez placer votre fichier → Dans la boîte de dialogue «Enregistrer sous» qui s’ouvre, cliquez sur Enregistrer.

b- A partir de OneNote 2013
  • Etape 1

Cliquez sur Fichier → Partager → OneDrive →  Se connecter.

Connectez-vous avec votre identifiant et mot de passe de votre compte Microsoft.

Enregistrer un fichier OneNote 2013 sur OneDrive - Etape 1

Enregistrer un fichier OneNote 2013 sur OneDrive – Etape 1

  • Etape 2

Fichier → Partager → OneDrive de … → Déplacer le bloc-notes. Votre bloc-notes est envoyé vers le serveur de OneDrive.

Enregistrer un fichier OneNote 2013 sur OneDrive - Etape 2

Enregistrer un fichier OneNote 2013 sur OneDrive – Etape 2

2- Partager un fichier à partir d’Office 2013

Votre fichier enregistré dans le cloud, vous pouvez à présent le partager avec qui vous voulez.

Cliquez sur Fichier → Partager → Inviter des personnes → Saisissez, dans la zone dédiée, l’adresse ou les adresses de messagerie des personnes avec lesquelles vous voulez partager le fichier → Choisissez dans la liste déroulante à droite l’option que vous voulez : C’est à dire, si le destinataire pourra modifier le fichier ou bien juste le consulter → Vous pouvez, si vous voulez, saisir un message dans la zone «Inclure un message personnel avec l’invitation» → Cliquez enfin sur le bouton «Partager».

Partager un fichier à partir d'Office 2013 avec des collaborateurs

Partager un fichier à partir d’Office 2013 avec ses collaborateurs

Un email est envoyé aux personnes concernées avec le lien du fichier partagé, sur lequel elles pourront travailler simultanément avec vous.

Notez que vous pouvez inclure votre propre email dans la zone des destinataires pour recevoir vous aussi le lien du fichier partagé. Vous pouvez l’obtenir autrement, mais c’est mieux de l’avoir dès le début.

Vous n’aurez donc pas besoin de revisiter OneDrive (le site) chaque fois que vous voulez accéder au fichier partagé et travailler dessus.

Le partage est maintenant fait; Passez à la section suivante.

II/ Accéder au fichier partagé

Les emails reçus par vos collaborateurs ou aussi vous-même (si vous avez ajouté votre propre email dans la liste des destinataires). Voici ce qu’il y a à faire :

Cliquer sur le lien en question → Le lien s’ouvre dans le navigateur Web avec l’application Office Online correspondante.

  • Pour modifier le fichier (Mode édition), cliquez sur « Modifier dans le navigateur » ou « Modifier … ». Voir illustration ci-dessous.
  • Vous pouvez travailler à plusieurs sur le fichier en temps réel. La synchronisation est immédiate.
  • Des fois la synchronisation n’est pas instantanée: Si le fichier partagé est en mode lecture, cliquez sur « Modifier dans le navigateur » et le fichier est instantanément mis à jour, ou bien fermez la page et relancez la.
Modifier un fichier partagé dans OneDrive

Cliquez sur « Modifier dans le navigateur » pour apporter vos modifications au fichier partagé dans OneDrive.

Ci-dessous, illustration de la modification dans Office Online d’un fichier partagé, sans avoir besoin de s’authentifier avec un compte Microsoft.

Fichier partagé modifié dans Office Online sans compte Microsoft

Exemple de modification dans Office Online d’un fichier partagé, sans authentification avec un compte Microsoft.

 – Pour être plus pratique :

  • Pensez à marquer le lien web du fichier partagé, en tant que favori ou marque-page dans votre navigateur web.
  • Ou encore, créez-en un raccourci dans Windows :
    Copiez le lien → Bouton droit sur le bureau ou dans un dossier quelconque → Nouveau → Raccourci → Collez le lien dans la zone dédiée → Suivant → Entrez un nom significatif pour le raccourci → Validez.
Si vous aimez cet article, Abonnez-vous par Email pour recevoir les nouveaux tutoriels et astuces.
The following two tabs change content below.
Fondateur et éditeur du site depuis fin 2010. Passionné de l'Informatique en général, des suites bureautiques en particulier et du Web. Présent aussi sur le réseau social Google Plus. Le partage du savoir est ma devise principale.
Mot-clé : 

6 commentaires sur “Travailler à plusieurs sur Office Online via OneDrive

  1. Le contenu de votre site est si intéressant et instructif je veux vous encourager à continuer à apporter plus de contenu am aimer ça!

  2. Merci Barbara pour votre commentaire encourageant et chaleureux.

  3. J’ai testé la procédure avec office 2010 et cela fonctionne très bien.

    Par contre, est ce normal quand j’ouvre sur mon ordinateur le tableau est rapide
    et quand j’envoie une invitation et que j’ouvre sur une tablette, c’est long et cela met un message d’erreur?

  4. Salut Elisabeth; ça met quel type d’erreur ? c’est quoi précisément le message si possible ?

  5. Jean LUC says:

    Bien documenté.
    Mais lorsque je souhaite inviter des amis à partager un ficher excel (2013) eux mêmes équipés d’excel, j’ai un message erreur relative à l’adresse mail qui n’est pas microsoft.
    Comment faire?

  6. Salut Jean Luc.

    J’ai pas bien compris : C’est vous qui essayez de partager le fichier avec vos amis, c’est ça ? Parce que vous dîtes « inviter des amis à partager un fichier Excel » !.

    Dans ce cas, c’est bizarre que vous ayez une erreur à ce stade là! Pouvez-vous me dire le message d’erreur généré ?

Dites-nous combien cet article vous a été utile..

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title="" rel=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>


Veuillez répondre en chiffres à la question suivante avant de soumettre votre message : *
Le temps imparti est dépassé. Merci de saisir de nouveau le CAPTCHA.