Personnaliser la barre d’outils Accès rapide dans Office

Comme son nom l’indique, la barre d’outils Accès rapide fournit un accès rapide à certains outils, et est placée par défaut au dessus du ruban.

Seulement, cette barre est trop pauvre en éléments et n’offre l’accès par défaut qu’à 3 outils qui sont, comme illustré sur l’image ci-dessous : «Enregistrer», «Annuler» et «Rétablir».

Mais cette situation n’est pas immuable, et heureusement qu’on peut personnaliser cette barre d’outils Accès rapide comme bon nous semble, et l’enrichir donc en différents éléments et outils qu’on juge indispensables pour y accéder rapidement et atteindre de ce fait une meilleure productivité.

I- Personnaliser la barre d’outils Accès rapide dans Office

1- Ajouter un outil à la barre Accès rapide

Il y a 3 méthodes pour ajouter un outil à la barre d’outils Accès rapide dans Office : les 2 premières sont spécifiques et particulières, et la 3^ème est  plus générale et complète.

a- A partir de la liste proposée par la barre d’outils Accès rapide elle-même

1. Cliquez sur la flèche à droite de la barre Accès rapide.
2. Sélectionnez l’élément que vous voulez ajouter.
3. L’élément sélectionné est coché et ajouté à la barre d’outils.

Remarques:

• Cette méthode est particulière et ne permet d’ajouter que les outils standards.
• Ces outils standards proposés dans la liste peuvent différer d’une application Office à une autre: les outils proposés par exemple par la barre d’outils Accès rapide de Word sont différents de ceux proposés par Excel.

b- A partir du ruban Office

Cette méthode est meilleure que la première, puisque le ruban Office offre beaucoup plus d’outils à ajouter à la barre d’outils Accès rapide, que ceux proposés par la liste de cette dernière.

1. Repérez dans le ruban Office l’outil auquel vous voulez accéder rapidement à partir de la barre d’accès rapide.
2. Cliquez avec le bouton droit.
3. Choisissez “Ajouter à la barre d’outils Accès rapide“.

Remarques:

• Notez que si vous choisissez d’ajouter  un outil appartenant à ensemble de variantes de même nature, toutes les variantes de cet outil sont ajoutées à la barre d’outils Accès rapide, et heureusement d’ailleurs, pour offrir ainsi plus d’options à l’utilisateur.
• Cette méthode suppose que vous savez déjà où retrouver l’outil à ajouter, parmi les différents groupes des différents onglets du ruban Office! Chose qui n’est pas toujours aisée. D’où l’utilité de la méthode suivante.

c- A partir de la fenêtre «Options»

C’est la méthode la plus complète puisqu’elle fournit tous les outils possibles proposés par l’application Office sur laquelle vous travaillez.

1. Cliquez avec le bouton droit sur la barre d’outils Accès rapide.
2. Cliquez sur “Personnaliser la barre d’outils Accès rapide“.

[ Ou aussi : Cliquez sur la flèche à droite de la barre d’outils Accès rapide (comme illustré dans l’image de la 1^ère méthode) → Cliquez sur «Autres commandes»].

3. La fenêtre «Options» s’ouvre directement sur le volet “Barre d’outils Accès rapide” comme illustré sur l’image ci-dessous.
4. Choisissez la catégorie où vous voulez cherchez l’outil à ajouter (voir (1) dans l’image ci-dessous). Si vous ne savez pas, choisissez tout simplement la catégorie «Toutes les commandes».
5. Sélectionnez l’outil voulu à partir de la liste des commandes (voir (2) de l’image). Vous pouvez défiler cette liste pour repérer la commande à ajouter.
6. Cliquez sur le bouton «Ajouter» (voir (3) de l’image).
7. Lorsque vous aurez ajouté toutes les commandes que vous voulez, cliquez sur «Ok».

Remarque: L’exemple d’ajout de l’outil «Enregistrer tout» illustré dans l’image a été traité dans un autre tutoriel où j’ai expliqué l’utilité d’un tel outil à portée de main. C’est le tutoriel Enregistrer en un seul clic tous les documents ouverts dans Word.

2- Supprimer un outil de la barre Accès rapide

1. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément en question.
2. Puis, cliquez sur «Supprimer de la barre d’outils Accès rapide».

Notez que vous pourrez toujours le ré-ajouter ultérieurement si vous en avez besoin.

3- Changer l’ordre de positionnement des outils de la barre Accès rapide

Pour modifier la position d’une commande de la barre d’Accès rapide par rapport aux autres :

1. Cliquez avec le bouton droit sur cette barre.
2. Cliquez sur «Personnaliser la barre d’outils Accès rapide».
3. Dans le volet de droite de la fenêtre «Options» qui s’ouvre (où sont listées les commandes de votre barre d’outils), sélectionnez la commande voulue.
4. Cliquez sur le bouton Monter ou Descendre comme illustré dans l’image, puis sur Ok.
   L’action «Monter» va faire bouger l’outil vers la gauche de la barre d’accès rapide, et «Descendre» vers la droite.

4- Rétablir les paramètres par défaut de la barre Accès rapide

Il se peut que vous vouliez réinitialiser la barre d’Accès rapide pour retrouver sa configuration par défaut.

Pour ce faire:

1. Cliquez sur cette barre avec le bouton droit.
2. Puis cliquez sur «Personnaliser la barre d’outils Accès rapide».
3. Tout en bas du volet droit de la fenêtre «Options» qui s’ouvre, cliquez sur «Réinitialiser».
4. Et la barre d’accès rapide retrouvera ses paramètres par défaut, c’est à dire, et dans l’ordre les trois commandes «Enregistrer», «Annuler» et «Rétablir».

Faîtes donc attention, car cette manipulation de réinitialisation de la barre d’accès rapide supprimera toutes les modifications et personnalisations que vous avez effectuées auparavant!

II – Modifier l’emplacement de la barre d’outils Accès rapide dans Office

Il faut savoir que vous pouvez changer la position de votre barre d’accès rapide, mais seulement entre 2 positions : Soit au dessus du ruban Office (sa position par défaut), soit en dessous.

• Pour positionner cette barre au dessous du ruban :
  1. Cliquez sur elle avec le bouton droit.
  2. Puis sur «Afficher la barre d’outils Accès rapide sous le ruban».
• Pour la positionner au dessus du ruban :
  1. Cliquez sur elle avec le bouton droit.
  2. Puis sur «Afficher la barre d’outils Accès rapide au-dessus du ruban».

Si vous voulez mon avis, il n’y a pas un grand intérêt à mettre la barre d’accès rapide sous le ruban, autre que de faire rapprocher ses outils de la zone de travail de votre application! Au contraire, elle vous fera perdre plus d’espace vertical par rapport à sa position par défaut.

Mais c’est bien de le savoir.

III- Exporter la personnalisation de la barre d’outils Accès rapide dans Office 2010 et ultérieures

Cet élément a été traité dans un article séparé. Voir Exporter les personnalisations du ruban et de la barre Accès rapide de MS Office 2010 et ultérieures.