Si vous n’aimez pas la couleur par défaut de l’interface de vos applications Office 2007 et ultérieures, par exemple Word 2007, 2010 ou 2013, ou bien Excel, PowerPoint ou Publisher…, sachez qu’il est possible de modifier cette couleur d’interface en deux autres proposées par Office.
Modifier les couleurs de l’interface de MS Office 2007, 2010 et 2013
Configuration requise pour MS Office 2013
Si vous voulez tester ou adopter la suite bureautique MS Office 2013, sachez qu’elle n’est compatible qu’avec les versions Windows 7 et ultérieures.
Ci-dessous un tableau récapitulant la configuration standard requise pour l’installation de MS Office 2013.
Enregistrement automatique des fichiers MS Office 2007 et 2010
Lorsque vous travaillez avec un fichier MS Office 2007 ou 2010, que ce soit dans Word, Excel, PowerPoint, Publisher, OneNote ou Project 2007 et 2010, vous avez une option d’enregistrement automatique qui vous épargne le fait de veiller à enregistrer manuellement votre fichier de façon régulière pour peur de perdre brusquement vos mises à jour et modifications effectuées à votre fichier à cause d’un plantage du système ou de votre application Office par exemple, ou même d’une coupure d’électricité ou panne matérielle quelconque…
[Si vous utilisez MS Office 2003, regardez plutôt vers Enregistrement automatique des fichiers dans MS Office 2003].
Cette option d’enregistrement ou de récupération automatique de vos fichiers dans Office 2007 et 2010 vous facilite le travail en enregistrant automatiquement votre fichier toutes les x minutes, délai que vous pouvez configurer comme nous le verrons tout de suite.
Personnaliser la barre d’outils Accès rapide dans Office 2007 et 2010
La suite bureautique MS Office propose depuis sa version 2007 une barre d’outils appelée «Barre d’outils Accès rapide».
Cette barre est placée par défaut au dessus du ruban, et fournit comme son nom l’indique, un accès rapide à certains outils.
Seulement, la barre d’outils Accès rapide est trop pauvre en éléments et n’offre l’accès par défaut qu’à 3 outils qui sont, comme illustré sur l’image à droite : «Enregistrer», «Annuler» et «Rétablir».
Mais cette situation n’est pas immuable, et heureusement qu’on peut personnaliser cette barre d’outils Accès rapide comme bon nous semble, et l’enrichir donc en différents éléments et outils qu’on juge indispensables pour y accéder rapidement et atteindre de ce fait une meilleure productivité.
Conversion d’un fichier Office (Word ou autre) en pdf dans Office 2007 et 2010
Dans Office 2007 et 2010, vous pouvez facilement convertir un fichier Word par exemple en pdf, et ce sans avoir à installer un autre outil de conversion du genre word to pdf, docx to pdf ou autre.
Cette conversion de fichiers Office 2007 et 2010 au format pdf s’applique aussi bien à Word qu’à Excel, PowerPoint, Publisher, OneNote, Visio et Access dans leurs versions 2007 et 2010, et à Project dans sa version 2010.
Le recours au format pdf est bien sûr très justifié lorsque vous voulez conserver la mise en page du fichier pour impression ou bien pour le partager sur Internet sans que son contenu ne soit modifiable directement.
Masquer ou Réduire le ruban Office 2007 et 2010
Dans les versions Office 2007 et 2010 est apparu le ruban Office qui remplace les menus et les barres d’outils des versions Office 2003 et antérieures.
Ce ruban Office présent dans les versions 2007 et 2010 des applications Word, Excel , PowerPoint et Access, et dans les versions 2010 de Visio, OneNote et Project, rend une aide précieuse à l’utilisateur puisqu’il met en avant les commandes nécessaires et les fournit d’une façon plus rapide et simple d’accès.
Le seul inconvénient de ce ruban Office est qu’il prend beaucoup d’espace de la fenêtre de l’application utilisée, ce qui peut vous déranger surtout lorsque vous avez un écran pas très grand ou que vous voulez affichez plus de données dans la même vue sans avoir à utiliser la barre de défilement vertical.
La solution est donc de réduire/masquer ce ruban Office pour gagner plus d’espace d’affichage.
Accentuation des Majuscules
Parfois, on éprouve un besoin d’appliquer une accentuation des majuscules dans votre texte, pour plus de compréhensibilité et de clarté, ou par respect à la bonne typographie ou juste par ce qu’on trouve que c’est plus beau.
Situation : Comment donc obtenir une majuscule accentuée, càd transformer des A en À ou Â, des O en Ô ou Ö, des E en É ou È ou Ê, des U en Û, et des I en Î ou Ï ?
MS Office : Reproduire la mise en forme
La mise en forme dans une suite bureautique, en l’occurrence ici MS Office, consiste à appliquer sur un objet (texte, objets graphiques, cellules de tableur …) des formats et styles modifiant son aspect et le mettant plus en valeur.
Exemples : Rendre un texte gras, modifier sa police et sa taille, modifier son alignement, le colorer … ou bien appliquer pour une zone de texte ou une cellule Excel un style et couleur de bordure particuliers, une couleur de remplissage, un alignement vertical ou horizontal …
Seulement, que faire lorsqu’on a plusieurs objets à mettre en forme de la même façon sans avoir à répéter la même opération pour eux tous ?
La solution est dans l’Outil «Reproduire la mise en forme».
MS Office 2003 – Insertion et paramétrage d’une zone de texte
Dans ce cours sur MS Office 2003, on va voir comment insérer une zone de texte et paramétrer ses attributs : couleur, taille, marges … ainsi que son style 2D ou 3D.
L’utilité d’une zone de texte est de mettre en avant par exemple un titre et de le présenter sous une forme captivante.
Ce qui suit est valable aussi bien pour Word que pour PowerPoint, Excel et Publisher (avec quelques différences dans l’apparence et les options de la fenêtre «Format de la zone de texte» que nous noterons ci-après).
MS Office 2003 : Enregistrement automatique
Vous travaillez avec un fichier MS Office 2003, que ce soit dans Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Project ou InfoPath, et vous avez peur de perdre les modifications apportées à votre fichier à n’importe quel moment (coupure de courant, panne matérielle, plantage du système ou de votre application Office …); vous optez donc pour la solution évidente qui est d’enregistrer manuellement chaque fois que vous vous souvenez!
Mais, il y a mieux; l’application est capable de le faire à votre place : c’est l’option de récupération ou enregistrement automatique. Elle vous permet d’enregistrer automatiquement votre fichier toutes les x minutes (délai paramétrable), et donc de récupérer votre travail le plus complet possible au cas où!
Extensions des fichiers Office 2003 (et antérieures) et 2007 (et ultérieures)
Vous êtes en possession d’un fichier Office que vous ne pouvez pas ouvrir du fait de l’absence de son application associée. Pour savoir de quelle application il s’agit, il vous suffit d’afficher l’extension du fichier et d’installer l’application correspondante. Dans le tableau suivant, je cite les extensions de fichiers des principales applications Office 2003 (et antérieures) et Office 2007 (et ultérieures).
Ouvrir les fichiers Office 2007-2010 avec une version antérieure (2003-2000 ou XP) ou sans MS Office
Vous voulez lire un fichier MS Office 2007 ou 2010 (que ce soit Word, Excel ou PowerPoint), mais vous ne possédez qu’une version ancienne de Ms Office, à savoir Office 2003, XP ou même 2000! Deux solutions se présentent à vous : Installer le pack de compatibilité Office 2007/2010, ou bien utiliser une des deux suites bureautiques LibreOffice ou OpenOffice.
Types d’installations de MS Office
Souvent lors de l‘installation de MS Office, on a l’habitude de choisir l’option « installation par défaut« , qui est proposée pour nous et on omet les autres types d’installation qui peuvent s’avérer très intéressants, à savoir : « Installation Complète » , « Installation Minimale » et « Installation Personnalisée« . Ici, nous allons découvrir ces différents types d’installation, les possibilités qu’ils offrent et les contraintes qu’ils nous imposent. Dans cet article, j’ai choisi d’utiliser les éditions Professionnelles des versions MS Office 2003, 2007 et 2010.
MS Office, Qu’est ce que c’est ? (Contenu, Versions et Editions)
Pour ce 1er cours de « OfficePourTous », j’ai choisi de vous parler d’une manière globale de MS Office pour Windows, la suite bureautique essentielle pour vos tâches bureautiques quotidiennes, et que je pense très populaire chez les utilisateurs du système d’exploitation Windows. J’y aborderai les applications contenues dans MS Office, l’historique de ses versions depuis Office 1.0 jusqu’à Office 2010, ainsi que les différentes éditions pour chaque version.
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